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文章作者:高考工厂模拟器 上传时间:2019-11-01

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01

我的朋友们,初入职场,你也有过手忙脚乱的经历吧?

我第一次工作,是在十九岁,在一家塑料制品厂做暑假工。

第一天去报到,人事部的人把我领到车间,她对车间主管交代了一下,急匆匆走了。

我对主管示以微笑,主管看我这么瘦小,外形俨如一个初中生,知晓我来打暑假工,诧异不已。

图片来自网络。简短的对话之后,我知晓主管有一个和我差不多大的女儿,暑假在家。起先以为,他看见我是想起了许久未见的女儿,略表心疼。后来才知道,他看我这么瘦,是怕我干活没力气,吃不消。

图片来自网络。他把我领到一个小姐姐面前,简单交代后,也是急匆匆走了,机器坏了,工人喊他维修机器。

小姐姐和我一样,生性腼腆,大概教了一下我怎么操作机台,便自顾自忙去了。小姐姐计件,我计时算工资,理所应当这样。

第一天上班,第一次操作机台,手忙脚乱、惶恐不安、局促不已。

毕业正式工作后,第一天来公司报道,来到自己的工位上之后,稍微观望了一下四周。坐下,打开电脑,然后呢?不知如何是好了。

不知道如何称呼同事,同事讨论的话题参与不进去,去哪都觉得自己多余。桌子上放着一份资料,美其名曰,熟悉工作,盯着看了三小时,除了坐等下班,还能做什么?

第一天上班,带着新官上任三把火的热情,感受的是无可奈何的尴尬与不自然。更多的,是生怕做错事,哪怕是复印文件这种小事。

图片来自网络。职场初期,经常一个任务下来,诚惶诚恐,手忙脚乱到下班!

既然如此,初入职场,如何减少手忙脚乱,做到有条不紊?一年多之后,我总结了以下四个工作好习惯。

职场新人的你,如果能坚持下去,提升工作效率的同时,工作中,你一定能脱颖而出。

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02

准备一本笔记本和一叠A4纸

从工厂实习开始,我便准备了一本笔记本,除了记录各类产品知识,还用以记录每日所做之事。

这个习惯一直保持到现在,我依旧会在办公桌上放一本笔记本,笔记本的具体用法如下:

早上到办公室,打开电脑,大致浏览一下邮件,根据邮件内容,在笔记本上大致列出今日工作需要完成的事情。

这样做的好处有以下三点:

图片来自网络。图片来自网络。首先,你对今日的工作内容大致有个整体印象,在处理问题的时间上有所把控。比如,早上同时收到欧洲客户和韩国客户的报价邮件,在笔记本上记录后,开始思考,因为时差,韩国客户正是上班时间,而欧洲客户下午才上班。

时间方面,韩国客人的邮件需要先回,而欧洲客户的,只要下午之前回完就好了。有了主次,处理问题就更有条不紊了。

其次,一天工作下来,你不会遗漏任何重要事情。我有个习惯,下午四点多,我会打开笔记本,看一下早上所记之事,主要看哪些是未完成的。离下班还有一个多小时,还来得及处理。这样做,每天下班都是完满状态。

最后,日后写总结,这是你的成长利器,必胜法宝。根据《零秒工作》中的PDCA管理循环,即Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)、Act(改进),记录工作内容之后,每处理完一项,我会及时在笔记本上打勾,顺便记录一些注意事项。

比如,给客人开票,第一次操作完之后,根据做错的地方,我会把改进办法记在笔记本上,下次再遇到类似问题,一翻笔记本,我绝对不会重蹈覆辙了。

如此以往,一年半载之后,你还怕年终总结无话可写吗?还会懊恼自己又浑浑噩噩混日子吗?一笔一划,成长轨迹终会画成圆满状态。

A4纸是用以记录工作中脑子里冒出的各种思路与想法,天马行空,随意书写。或许,这些就是你以后的金点子呢。

我习惯用A4纸整理思路,比如,新人时期,与客户、工厂打电话总会很紧张,特别有负担,后来,我会先在A4纸上整理一番:这通电话是要解决什么问题?怎么问效果更佳?对方会如何回答?肯定回答,我要如何反应?否定回答,我又该如何处理?

一番大致的梳理之后,打电话明显有底气,思路也特别清晰,再不会慌慌张张。

笔记本可尽量挑质量好,页数多的,方便书写。A4纸可以拿打印错误的废纸,拿个大夹子一夹,厚厚一大本,随意写。

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03

图标按区域分类,熟悉常用快捷键。

如果把所有的文件、表格都直接放在电脑桌面上,时间长了,表格越来越多,找起来真的很费时。

我的解决办法是,将电脑屏幕分为四大区域——上下左右,左侧是常用软件图标;右侧是公司内部各种资料、文件夹;下方是常用的excel表;上方是以客户名称分类的文件夹。

其中,客户文件夹里,是以「产品编号-颜色-日期」为格式命名的文件夹,一笔笔订单下,合同、测试报告、发票码单、订舱通知、报关资料……打开,一目了然,找起来非常方便省时。

每个区域的图标,可分成两行或两列,这样哪天自己外出了,让同事帮忙发个东西,直接描述「这个文件在上方/下方第二行,左数第二的位置」,不熟悉你电脑桌面的同事也能非常迅速找到。

熟悉各类快捷键是提高工作效率的另一方法,常用的快捷键如下:

Ctrl+C:复制

Ctrl+X:剪切

Ctrl+V:粘贴

Ctrl+W:关闭窗口

Ctrl+Z:撤销

Ctrl+S:保存

选中文件按F2:修改文件名

Shift+Alt+向上或向下的方向键:将一行文字向上或向下移动

原本可以花零点几秒用快捷键保存,却宁愿花好几秒移动鼠标去点按钮,就是这几秒的时间差,日积月累,工作效率就是这样拉开的。

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04

适时收拾办公桌,废旧文件及时处理。

同学范的公司,新来好几个实习生,刚好,有两个刚好坐在她的左右位置。

从简历上看,两人的资历相差无几,但工作习惯上,天差地别。比如,左边的实习生,每周必收拾两次桌子,这让她的桌子永远整洁干净无比,而右边的实习生,桌子永远乱糟糟,到处散落着文件。

有一次,范问右边的实习生要一份文件,慌慌张张,花了两个多小时才找到,实习生也面露尴尬,这太浪费时间了。

自然,左边的实习生,问她要什么,都能迅速提供。因此,给众多同事留下了极好的印象。

就提高工作效率而言,适时收拾桌子,文件贴好标签,放在桌子上划分好的区域,一时间急用,也能及时找到。

工作中,有时经常打错或多打文件,对于这些A4纸,直接扔掉太浪费,留着记录想法刚好合适。

打错的文件,我会及时拿铅笔打个叉。一来防止日后再看到,不知道是做什么用的;二来拿铅笔画,要是哪天打印机坏了,又急着用它,拿橡皮一擦就可救场了。

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05

不懂就问,不会就百度,虚心请教。

我的另一个同学张,她们组来了一个新人,初期,同学对新人印象都挺不错。可越到后面,同学越生气。

原本我还想劝同学别太斤斤计较,毕竟是新人嘛,但听完张的一番哭诉之后,换我,我也看不下去。

原来,有一次,新人的电脑出问题了,表格无法打开,他让同学帮忙处理。同学放下手中的工作,过去帮他鼓捣。

在这期间,一直是同学在忙活,新人在干嘛呢?拿个椅子坐在旁边,心安理得玩了两小时手机,好似这是与他无关的事。

还有一次,领导让同学教新人处理数据,新人拿个椅子坐在同学旁边。这期间,一个问题没问,笔记也不记,光看同学操作,过了一会,大概觉得太无聊,边看边玩手机。

同学教完之后,问新人学得怎么样,新人回答:

「公式太多,你按得太快,我没记住。」

论如何一句话气死同事,新人当属典范!

工作中,不懂一定要及时请教,谦虚一点,态度诚恳一点,别拿同事的情分铸就你懒惰的一生!

写在最后,初入职场,都经历过手忙脚乱,惶恐不安,以上是我工作一年多的总结,能帮助到你我最开心。

愿职场上的我们,终将闪耀,活成人生开挂的样子!

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